食品院文件材料立卷归档制度

一、归档范围

凡本单位在履行职能活动中形成的已经办理完毕,具有历史凭证和参考价值的文书材料、科技材料、声像材料、基本建设材料、图纸等均属归档范围。

二、归档要求

1.归档材料完整无缺。

2.归档材料能准确反映本单位活动的真实内容和历史过程。

3.归档材料要求层次分明，符合其形成规律。

4.归档材料要做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、有利于长期保存，禁止用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。凡是字迹水渍、材料破损的，应进行复制、裱糊。

5.卷宗质量必须符合各类档案规范要求，卷宗材料封面填写题名、保管期限、编制单位与日期；卷内填写文件目录卷内备考表，填写立卷人、检查人、立卷时间；声像材料填写对象、时间、地点、内容、责任者；立好的卷宗要有卷宗目录、卷内文件目录。

三、归档时间

1.各科室于每年六月前，将上年度应归档的文件材料按档案分类方案组成卷宗，纸质和电子版各一份向档案室归档。

2.基建档案在工程竣工验收后三个月内，将应归档的文件材料和图纸组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案室归档。

3.科研项目档案，在结题后半年内，将应归档的文件材料、声像、图片组成保管单位，由项目负责人审定后，纸质和电子版各一份向档案室归档。

4.所综合档案室检查核对移交清单及内容无误后将各科室移交来的档案装订、登记、编号上架，填写立卷情况说明和案卷目录各二份。

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（山西省农业科学院农产品贮藏保鲜研究所）

                               2022年5月